“ 費用預(yù)算在整個預(yù)算控制環(huán)節(jié)中是一個難點，經(jīng)常會發(fā)生收入沒完成目標(biāo)，但是費用卻全都花光了的情況，導(dǎo)致全年的利潤出現(xiàn)比較大的虧損。費用到底要怎樣配合預(yù)算進行管理呢？”

　　費用預(yù)算有兩個難點，第一是在預(yù)算編制的過程中，各項費用的金額是否合適，過高可能出現(xiàn)浪費，過低又會限制企業(yè)的運營和業(yè)務(wù)的發(fā)展；第二是在預(yù)算控制的過程中，怎樣的控制力度比較合理，太嚴(yán)會打擊業(yè)務(wù)的積極性，太松又會出現(xiàn)預(yù)算花完但是收入沒有達到預(yù)期的情況。

　　費用預(yù)算的控制，就是要在保證企業(yè)正常運營和發(fā)展的情況下最大限度的降低以上情況發(fā)生的風(fēng)險，尋找合理與風(fēng)險的平衡點。

　　01

　　怎樣編制費用預(yù)算

　　我將費用預(yù)算的編制分為兩步，第一步需要將企業(yè)發(fā)生的費用進行分類，第二步對不同類別的預(yù)算采用不同的編制方法，確保預(yù)算額度的合理性。

　　費用分類

　　按照會計核算，費用主要分為銷售費用、管理費用、研發(fā)費用、財務(wù)費用，但從預(yù)算上來講，我建議擺脫核算上的概念，按照費用的特性和實質(zhì)重新進行分類。

　　一般企業(yè)中經(jīng)常發(fā)生的費用包括人員的薪資（包含績效）和五險一金、福利費、交通費、差旅費、招待費、研發(fā)性的各類支出、辦公費、房租水電、各種審計以及中介代理費等等，我們可以把這些費用按照一定的共性重新進行歸集。

　　第一類就是人工成本，包含人員的工資、績效獎金和提成、五險一金、團建和節(jié)日等各種福利，這些基本是由企業(yè)組織架構(gòu)、人員規(guī)模決定的。

　　第二類是業(yè)務(wù)拓展費用，包含營銷以及市場推廣費用、業(yè)務(wù)人員的交通費、差旅費和業(yè)務(wù)招待費，這些費用通常和收入有一定的關(guān)聯(lián)。

　　第三類是研發(fā)支出，包含企業(yè)研發(fā)項目產(chǎn)生的各類代理費用、采購費用、技術(shù)服務(wù)費等等，由企業(yè)的研發(fā)項目計劃和進度決定。

　　第四類是行政管理費用，是維持企業(yè)基本運營的相關(guān)費用集合，包含房租物業(yè)水電費、辦公費、各類固定資產(chǎn)的折舊和裝修費用的攤銷、年度固定的審計費以及使用中介機構(gòu)的代理費、招聘費等等，在企業(yè)規(guī)模沒有太大變動的情況下，年度之間金額相差不大。

　　第五類是財務(wù)費用，主要是利息收入、利息支出和手續(xù)費，這些和核算上的財務(wù)費用是一致的，主要根據(jù)企業(yè)的資金計劃來確定是否有閑置資金收益以及是否需要額外資金支持而付出的成本。

　　編制方法的確定

　　在將費用重新分類進行歸集之后，我們可以針對不同類別的費用采用不同的預(yù)算編制方法。

　　人工成本與企業(yè)的招聘計劃直接相關(guān)，招聘計劃越詳細，人工成本預(yù)算越容易制定。如果招聘計劃按照人員的職級以及預(yù)計入職的時間來編制，那么依據(jù)職級就可以明確大概的薪資范圍，按照入職的時間開始增加相應(yīng)的人員薪資。如果無法明確職級和入職時間，只能按照該部門平均的薪資進行測算。五險一金可以計算出占固定薪資的比例，每年度會有一定幅度的上調(diào)。

　　福利費按照企業(yè)人數(shù)以及人均預(yù)算進行確定，例如團建費用每月每人100元，中秋、端午等大小節(jié)日按照每人200元，依據(jù)這些人均預(yù)算額度和人數(shù)來確定福利費的總額以及各月的預(yù)算額度。

　　人工成本中比較例外的部分是績效獎金和提成，這兩部分是按照企業(yè)相應(yīng)的績效提成制度來確定的，通常和收入存在一定的關(guān)聯(lián)關(guān)系。提成是直接和收入相關(guān)的，在提成制度沒有變化的情況下，可以按照過去兩年提成占收入的比例進行確定，如果提成制度發(fā)生了大的變化，需要重新按照新制度進行測算，在收入全部完成的情況下預(yù)計發(fā)放的提成金額，按照這個金額確定預(yù)算金額?？冃И劷鹨彩峭瑯拥那闆r，業(yè)務(wù)部分需要按照業(yè)績完成的情況發(fā)放獎金，可以參照提成預(yù)算確定的方式來確認，其他職能和支持部門的獎金通常是固定的金額，可以直接按照固定金額進行確認。

　　業(yè)務(wù)拓展費用通常與收入呈現(xiàn)一種正相關(guān)的關(guān)系，營銷推廣費用的投入會帶來收入的一定增長，同時業(yè)務(wù)人員的積極拓展也會帶來收入的增加，但拓展的同時也會帶來交通、差旅以及招待費用的增加，所以這類費用的預(yù)算總額，可以按照占收入的比例來確定。占收入的比例可以參照歷史數(shù)據(jù)來進行調(diào)整，也可以按照同行業(yè)公司的數(shù)據(jù)來確定。

　　研發(fā)支出的預(yù)算編制需要有研發(fā)項目計劃來進行支持，通常在項目進行前會有立項審批的環(huán)節(jié)，在此環(huán)節(jié)會提交相應(yīng)的項目預(yù)算，正在進行中的項目依據(jù)項目的進度來確定預(yù)算額度，新項目需要和相關(guān)部門進行溝通來確認預(yù)留的預(yù)算額度。

　　行政管理費用基本上各年度不會有太大的金額變化，除非人員規(guī)模有大幅度增長，需要更換辦公場地，這樣就會使房租物業(yè)水電費大幅增加，而且新場地裝修會導(dǎo)致裝修攤銷增加，同時舊場地的租賃終止會導(dǎo)致未攤銷完的裝修費用需要一次性結(jié)轉(zhuǎn)攤銷。行政管理費用需要考慮的是否會更換或是新增辦公場地、是否會成立新公司這些問題，有新增的需求則要增加相應(yīng)的費用，如果沒有，通常在歷史數(shù)據(jù)上參照人員的增加進行調(diào)整即可。

　　財務(wù)費用需要依據(jù)資金計劃來確定預(yù)算金額，有閑置資金會產(chǎn)生利息收入，如果需要貸款或是借款等資金支持，會產(chǎn)生相應(yīng)的利息支出，手續(xù)費通常按照歷史各月平均值來確定，總體金額并不大。

　　上面是費用預(yù)算編制的一些思路，當(dāng)然依據(jù)企業(yè)的實際情況可以進行進一步調(diào)整，讓預(yù)算更加貼合企業(yè)的實際情況。

　　02

　　費用預(yù)算管控中的問題

　　費用預(yù)算在實際的執(zhí)行中，也會出現(xiàn)各種各樣的問題，業(yè)務(wù)部門的費用居高不下但是沒有帶來增量的客戶，營銷投放的效果不佳導(dǎo)致收入沒有達到預(yù)期，遇到這類情況，到底要不要削減相關(guān)的預(yù)算，怎樣控制才能避免預(yù)算浪費，這是預(yù)算管控中常見的困擾。

　　不同類別的費用采用不同的管控方式

　　預(yù)算在編制的時候，通常會按月編制、季度進行考核，那么預(yù)算是要按月進行控制還是按照年度總額進行控制呢？不同科目的費用預(yù)算額度是否可以混用呢？我認為不同類別的費用采用的管控方式應(yīng)該有所區(qū)別。

　　人工成本建議按照季度進行控制，需要關(guān)注人員是否按照招聘計劃正常到位，如果人員沒有及時招聘，可能導(dǎo)致相關(guān)部門業(yè)務(wù)發(fā)展受限，從而影響年度整體預(yù)算的完成。

　　研發(fā)支持也需要按照季度進行控制，避免出現(xiàn)項目拖延導(dǎo)致總成本增加的情況出現(xiàn)。

　　行政管理費用因為基本屬于固定性的費用，可以按照年度總額進行控制，例如審計費，在哪一個季度發(fā)生對于年度總額都沒有影響。

　　財務(wù)費用需要按照季度進行控制，需要結(jié)合資金計劃來關(guān)注企業(yè)的資金情況，防止出現(xiàn)資金缺口或是閑置資金的浪費。

　　最后需要關(guān)注的是業(yè)務(wù)拓展費用，這部分費用最容易出現(xiàn)浪費，因為財務(wù)沒辦法判斷營銷推廣的支出是否是必要的，業(yè)務(wù)的招待費是否合理，即使每個季度都沒有超出預(yù)算，也可能出現(xiàn)費用預(yù)算全部花完但是收入只完成預(yù)算一半的情況。

　　為了避免這種情況的發(fā)生，在季度控制的基礎(chǔ)上，可以采用按照收入預(yù)算完成情況來釋放預(yù)算額度的方式，例如q1的收入預(yù)算完成了50%，但是業(yè)務(wù)拓展費用基本上使用了預(yù)算的90%，那么q2的業(yè)務(wù)拓展費用只能按照收入的預(yù)算完成度釋放50%，q2可以使用的預(yù)算額度為q1剩余的10%加上q2的50%，這種方式可以促使業(yè)務(wù)部門按照節(jié)奏完成收入預(yù)算，也可以在一定程度上避免預(yù)算的浪費。

　　預(yù)算的歸口管理

　　在實際中還會有這類情況，每個部門都上報了辦公用品的采購預(yù)算，然后各部門依據(jù)需要進行采購，實際上行政部門也在進行采購，這樣就造成了一定的資源浪費。

　　可以將費用預(yù)算按照類別進行歸口管理，人工成本交由人力資源部門負責(zé)，行政管理費用交由行政部門負責(zé)、研發(fā)支出由研發(fā)部門負責(zé)、業(yè)務(wù)部門只負責(zé)業(yè)務(wù)拓展費用，這樣部門之間形成一種相互監(jiān)督相互制衡的關(guān)系。

　　各部門提交相關(guān)的招聘計劃，人力資源部門根據(jù)招聘計劃和現(xiàn)有人員來進行架構(gòu)的調(diào)整，編制人工成本的預(yù)算；行政部門收集各部門的采購計劃，加以整合來確定公司整體的采購需求。這樣的好處在于，在預(yù)算提交財務(wù)部之前，相關(guān)部門先一步進行和審核和調(diào)整，后續(xù)再由財務(wù)部進行審核，這樣雙重的審核和控制可以最大限度避免預(yù)算松弛以及資源的浪費。

　　預(yù)算的跟蹤、復(fù)盤和調(diào)整

　　預(yù)算的管控一般是月度跟蹤、半年度進行復(fù)盤和調(diào)整，這些是財務(wù)必要的工作內(nèi)容。但預(yù)算的管控不僅僅是財務(wù)部門的工作，還需要各部門的配合，想要各部門配合，就需要讓大家知道自己負責(zé)的預(yù)算使用情況，需要按月輸出相應(yīng)的數(shù)據(jù)給各部門進行參考。

　　并非所有部門都像財務(wù)部一樣對數(shù)據(jù)有敏感性，很多時候各部門都是按照自身需求來進行費用的申請，需要幫助各部門培養(yǎng)預(yù)算的意識，首先要讓各部門知道錢花在了哪里？還有多少預(yù)算額度可以使用？對于一些預(yù)算額度緊張的項目提前進行風(fēng)險預(yù)警。每個月都針對上面的問題與各部門負責(zé)人進行溝通，溝通可以灌輸相關(guān)的財務(wù)意識，同時也可以收集各部門目前的問題，判斷是否需要對預(yù)算進行調(diào)整。

　　預(yù)算的跟蹤是第一步，跟蹤之后的溝通和復(fù)盤才是管控的關(guān)鍵，但很多時候財務(wù)缺少這種溝通的機制，導(dǎo)致預(yù)算管理變成了財務(wù)部的工作，這種預(yù)算基本形同虛設(shè)，失去了管理的意義。

　　預(yù)算不只是財務(wù)的工作，而是需要全員進行參與，這種觀念需要貫徹管理層，同時也需要灌輸給企業(yè)的所有人，這個灌輸?shù)倪^程需要經(jīng)歷一定的時間，也需要財務(wù)部與各部門頻繁和積極的溝通。

　　財務(wù)需要理解業(yè)務(wù)的痛點，業(yè)務(wù)也需要增加財務(wù)意識，雙方的融合才能讓預(yù)算管理更加順暢有效。

　　結(jié)束后的碎碎念：我在任職的每家企業(yè)都負責(zé)過預(yù)算工作，期間會有各種各樣的問題，各業(yè)務(wù)的溝通磨合需要相當(dāng)長的時間，這期間需要保持一種積極的態(tài)度進行溝通，嘗試換位思考，理解業(yè)務(wù)的同時也要和業(yè)務(wù)解釋這樣做的重要性，否則預(yù)算很可能無法順利執(zhí)行。